Акт отправили, подпись не вернулась: что держать на контроле
«Отправил акт» и «акт у клиента» — разные события, и между ними обычно теряется всё: дата, адрес, вложение. Если спор дойдёт до расчёта срока, спорить будут не о том, когда вы составили акт, а о том, когда он оказался у заказчика. Ниже — что фиксировать по ходу, а не восстанавливать задним числом.
Пришлите договор и акт — Nomi покажет четыре факта: контрагент, сумма, срок и пункт, с цитатой со страницы. Вы подтверждаете или исправляете.
Аккаунт создаётся при первом сообщении — отдельная регистрация не нужна.
Пять состояний, которые нельзя смешивать
| Состояние | Что это значит | Чем подтверждается |
|---|---|---|
| Подготовлен | Файл существует и подписан с вашей стороны | файл + дата подписания у вас |
| Передан | Ушёл клиенту | письмо, трек-номер, отметка в ЭДО, сообщение в мессенджере |
| Получен | Клиент подтвердил получение или это видно по системе | уведомление о прочтении, ответ, статус в ЭДО |
| Подписан | Есть подпись второй стороны | подписанный экземпляр или ЭДО-статус |
| Замечания | Клиент вернул акт с возражениями | текст замечаний и дата возврата |
«Подготовлен» не равно «передан». «Передан» не равно «получен». Это не формальность: по ст. 191 ГК РФ срок, определённый периодом, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которым определено его начало — то есть после подписания или получения, а не после даты в шапке документа.
Пример
Договор подряда, пункт: «Оплата в течение 5 рабочих дней с даты подписания акта». Акт составлен 12-го, отправлен на почту 12-го вечером, клиент ответил «получили, посмотрим» 15-го, подпись вернулась 21-го.
- дата документа — 12-е;
- дата передачи — 12-е (есть письмо);
- дата подтверждения получения — 15-е (есть ответ);
- дата подписания — 21-е.
Срок считается от 21-го, а не от 12-го. Если в переписке нет ничего, кроме «отправил на почту», доказана только передача — и то, если письмо сохранилось.
Шесть сведений, которые надо сохранить
- Файл, который вы отправили, — ровно та версия, без правок после.
- Дата и время отправки + адрес/канал (почта, ЭДО, мессенджер).
- Подтверждение доставки: уведомление, ответ, статус в ЭДО.
- Дата и содержание ответа клиента — дословно, если там замечания.
- Дата подписания (или дата отказа с мотивом).
- Пункт договора, из которого взято условие о сроке, — с цитатой.
Если подписи нет месяц
Не «напомнить ещё раз», а сначала понять звено: акт не дошёл, лежит у бухгалтерии, ждёт подписанта, есть замечания. Это четыре разных письма. Что делать дальше — в материале «Клиент задерживает оплату: сначала выясняем причину».
Что вы получаете: чек-лист, по которому видно, где именно стоит процесс, — без звонка клиенту.
Следующий шаг: проверьте по своим документам, есть ли у вас подтверждение получения хотя бы по одному акту за последний месяц.
Пришлите один договор и один акт — разбор будет на вашем документе, а не демонстрация на чужом.
Прислать договор в MAXНужен Telegram? Тот же бот работает в Telegram — открыть в Telegram.
Нужен Telegram? Тот же бот работает в Telegram — открыть в Telegram.